Cuando empezamos a organizar un evento de lo primero que debemos definir es si lo realizamos en una Chacra o en un Salón para Fiestas.
En Uruguay hay excelentes opciones, lo cual dificulta más la decisión por lo que debemos recurrir no solo al costo del alquiler sino también a sus prestaciones. Debemos tomar en cuenta las características de cada salón o chacra antes de contratar.
Las dimensiones del mismo deben corresponderse con la cantidad de invitados a la celebración. El lugar debe poder albergar a todos cómodamente, considerando que exista suficiente espacio para el normal desarrollo del servicio de catering, espacio para la circulación, con fácil acceso a los baños y la ropería.
Un lugar enorme, bellísimamente decorado para un evento de pocas personas, hará que el mismo luzca algo frio y menos alegre. Verifica que cuente con instalaciones adecuadas para la musicalización, iluminación, e incluso la decoración.
Todo local debe ofrecer sectores bien definidos para el normal transcurrir de la fiesta, esto es asegurarse que haya espacio suficiente para la colocación de mesas, con un lugar especial para la mesa principal de la torta o el brindis y un sector independiente para el baile o el festejo.
Existen chacras y salones en Uruguay que brindan estancias independientes para niños, donde estos quedan bajo la supervisión de personal de entretenimiento con peloteros, cama elástica y animación para los más pequeños, generando también la tranquilidad de los grandes.
La época del año y la hora también inciden en la elección a tomar.
Si el festejo es nocturno, es mejor contratar algo que posea un sector cubierto y abrigado, incluso si la fiesta es en verano hay que considerar factores climáticos como la lluvia y el viento o que la noche resulte ser fresca. Si el evento es de día, pueden hacer algo especial con bellos parques y jardines, contratando carpas desmontables para el evento.
Las empresas que organizan fiestas y eventos suelen poseer convenios o buenas recomendaciones respecto de los demás servicios a contratar, incluyendo calefacción, carpas para exteriores, música, iluminación, video y fotografía, alquiler de barras y choperas, efectos especiales, etc.
Dependiendo de tus necesidades, consulta si el salón posee pantallas y cañones, sistemas de proyección de luces, grupos electrógenos ante eventuales cortes de luz, una cocina amplia y bien equipada, parrilla y demás servicios.
Es muy importante determinar la seguridad del sitio, al visitar tus opciones, consulta sobre la existencia de bomberito o sistemas de prevención y control de incendios, y sobre otras medidas de seguridad, como personal entrenado en primeros auxilios, asistencia médica para emergencias y otros que consideres necesarios.
También consulta sobre los sistemas de ventilación de aire, y de calefacción o refrigeración y sobre el cuidado de los vehículos que queden estacionados en el exterior. El contar con estacionamiento vigilado es hoy otra garantía de buen servicio y comodidad para los invitados.
Respecto a la ubicación del salón o chacra, las distancias en nuestro país son cortas y se encuentran tanto salones como chacras soñados en Montevideo, Canelones y San José.
Los invitados han de poder hallarlo fácilmente, incluyendo un pequeño mapa en las invitaciones si fuera necesario. También recuerda que el traslado y el regreso a casa, en especial en eventos donde se consuma alcohol, pueden ser un factor de riesgo, el cual se puede evitar con la contratación de servicios de transportes especiales para fiestas.